Íme 5 tipp, melyek segítségével valóban hatékony listákat írhatsz!

Szoktál listákat írni a feladataidról? Előfordult már veled, hogy ez a lista egy idő után átláthatatlanná vált? Ha igen, nem vagy ezzel egyedül, ezért most hoztunk néhány tippet, melyek segíthetnek, hogy átlátható, rendszerezett listákat írhass a jövőben.

A to-do lista írása több szempontból is nagyon hasznos, ugyanis azzal, hogy leírod a teendőidet, felszabadítod az agyad az alól a teher alól, hogy mindent fejben kell tartani. Emellett azáltal, hogy a feladatokat listázva látod, lehetőséged van sorrendbe állítani, priorizálni és vizuálisan kihúzni/kipipálni, amikor elvégezted őket (ugye, mekkora elégedettséget tud ez okozni? 😊). Követheted a haladásodat, célokat tűzhetsz ki és így tovább; azaz a listaírás valami olyan dolog, ami megkönnyítheti és rendszerezettebbé teheti a mindennapokat. Na de hogyan érdemes ezt jól csinálni?

1. Jelezd, melyik feladat miért fontos a listádon!

Egy pszichológus professzor szerint a listánk gyakran tele van unalmas, nyomasztó, stresszes teendőkkel, ami miatt a halogatás tűnik a könnyebb útnak. Mit tehetünk ezellen? Azt állítja, hogy már az sem mindegy, hogy hogyan visszük fel ezeket a feladatokat a listánkra. Hogyan fogalmazzuk meg őket, mi az, amivel saját magunkat próbáljuk az elvégzésre motiválni? Azt javasolja, hogy a feladatainkat kössük össze a nagyobb, számunkra motiváló céljainkkal, és írjuk le egy mondatban, mi az értéke annak, ha elvégezzük az adott teendőt. Miben fogunk fejlődni, ha az adott feladatot elvégezzük? Melyik célunkhoz fogunk ezáltal közelebb kerülni?

2. Töröljük azokat az elemeket, amelyek nem fontosak!

Ahogy már említettük, a listák egyik leggyakoribb problémája, hogy hamar képesek túlterhelődni, ezáltal átláthatatlanná és még kevésbé motiválóvá válni. Ezenkívül ezek a jelentéktelenebb elemek elvonhatják a figyelmedet (és az idődet) a valóban fontos teendőkről. Ezért érdemes időnként újra és újra felülvizsgálnod őket, és törölni azokat, melyek időközben kevésbé fontossá váltak vagy lecsúsztak a prioritási lista aljára. Ha ezt nem teszed meg, a lista folyamatosan duzzadni fog, és nem lesz olyan érzésed, hogy a végére tudsz érni.

TIPP: Amennyiben mégsem szívesen törölsz a listádról, készíthetsz egy külön listát az alacsony értékű/prioritási feladatoknak, ahova ezeket gyűjtheted.

3. Határozz meg prioritásokat!

A listád hatékonyságának egyik legfontosabb összetevője a priorizálás. Miután törölted a kevésbé fontos elemeket, még mindig azt érezheted, hogy rengeteg feladat van előtted, és nem tudod, hogyan is kezdj bele. Ezt megkönnyítendő, például az alábbi priorizálási technikákból tudsz válogatni:

• Válassz ki mindennap 3 feladatot, amire koncentrálni fogsz aznap. Amíg ezt a hármat el nem végezted, addig ne fókuszálj másra. Tudjuk, hogy nehéz mindössze három feladatot kijelölni, de az a tapasztalat (függően persze attól, hogy ezek mekkora feladatok – de erről még lesz szó a következő pontban), hogy ennyit el fogsz tudni végezni, és így a sikerélmény is adott.
• Egy másik technika szerint 6 feladatot kell kiválasztanod a napra, és ezeket 1-6-ig pontozni aszerint, melyik mennyire sürgős és fontos. Ezután sorrendben haladva érdemes ezeket elvégezned, egészen addig, amíg a lista végére nem érsz.
• A harmadik javasolt technikánk szerint pedig összesen 13 teendőt kell kiválasztanod, melyből aztán meg kell jelölnöd a legfontosabbat, aminek mindenképp el kell készülnie, 3 közepesen sürgős és fontos feladatot (a többihez képest), és végül 9 alacsony prioritású feladatot. Ezeket szintén sorrendben kell elvégezni, és ha nem is érsz a lista végére, valószínűleg a fontosabb feladatok addigra már ki lesznek pipálva.

A teendőid mennyisége és a feladatok jellege is meghatározza természetesen, melyik technika lehet számodra a leghasznosabb. Érdemes kísérletezgetni velük, hogy lásd, melyik válik be neked igazán.

4. A nagyobb egységeket bontsd le egészen kicsikre!

Az egyik legfontosabb szabály ahhoz, hogy sikerélményed is legyen és könnyebben rávehesd magad a feladatok elvégzésére, ha a nagyobb, napokon, heteken átívelő projekteket vagy akár csak a több órás feladatokat kisebb egységekre bontod. Ezáltal ezek sokkal kezelhetőbbé válnak, és több motivációt is érzel ahhoz, hogy belekezdj, hiszen belátható időn belül elvégezhetők. Ez a lépés igazán fontos az előző ponthoz is, hiszen nem mindegy, hogy a listára írt feladatokat mennyi időbe telik valójában elvégezni.

5. Ne rugaszkodj el a realitástól!

Egy másik gyakori probléma, hogy amikor megírod a listádat, úgy érzed, ma mindenható leszel, és mindent ki fogsz pipálni azon. Fontos azonban, hogy reálisan lásd, mennyi időt vesz valójában igénybe egy adott feladat és mennyi az az idő, amit munkavégzésre vagy a teendők elvégzésére tudsz fordítani. Ha ezt nehéz megbecsülni, és úgy érzed, sokszor elcsúszol ebben, azt javasoljuk, hogy kezdetnek keress a listádon ismétlődő feladatokat (pl. mennyi ideig tart átlagosan egy riport elkészítése/egy cikk megírása/egy ajánlat elkészítése stb.) és azokat jegyezd fel. Ezután lesz már egy viszonyítási alapod, amihez tudsz nyúlni.

Reméljük, a fenti tippek segítenek neked új lendületet adni a listaíráshoz, és kipróbálsz néhány technikát! 🙂

Szerző: Novák Dóra