rendezvényszervezés

„A rendezvényszervezés világában nincs olyan, hogy mindenre felkészülsz” – Interjú a MEEX projektvezetőjével

Kis cég nemzetközi projektekkel. A MEEX mint Magyar Egyetemi Extrémsport Egyesület a BME egyik koliszobájából indult, ma már évi 3000-3500 főnek szerveznek síutakat. Hogyan tudtak elindulni a srácok ilyen fiatalon? Milyen készségek kellenek ahhoz, hogy valaki érvényesüljön ebben a szakmában? Kóstolj bele a rendezvényszervezés világába dr. Kollár Judittal, a MEEX projektvezetőjével!

 

Mesélj nekünk egy kicsit a MEEX-ről! Hol kezdődött a Ti történetetek?

Maga a sztori 2005-ig nyúlik vissza, a MEEX mint Magyar Egyetemi Extrémsport Egyesület a BME egyik koliszobájában alakult, és gyakorlatilag onnan indult, hogy három srác közeli, majd távolabbi ismerősöket vitt el síelni. Ez odáig fejlődött, hogy 2019-ben és 2020-ban már 3000-3500 főnek szerveztünk síutakat Franciaországba. 2009-re mérföldkőként tekintünk, ekkor tudták megalapítani a srácok saját utazási irodájukat, így saját cégen keresztül tudtuk megoldani az utaztatást. Ennek szakmai okai vannak, ugyanis egy utazási irodához megfelelő biztosítékkal kell rendelkezni, és megfelelő szaktudás is kell hozzá. 2012-ben a Sziget csoport beszállt tulajdonosként a MEEX mögé, onnantól Festival Travel Utazási Iroda a nevünk.

 

A rendezvényszervezés és az utaztatás egy elég tőkeigényes dolog, hogyan lehet ebbe egyetemistaként belevágni?

2005-ben még egész mások voltak a szabályozások és a konkurencia is. Azt tapasztaltuk, hogy a személyes kapcsolatok rengeteget számítottak az események megszervezésében. A fiúk akkor hangadók voltak az egyetemen, így el tudták érni, hogy a BME GTK karáról több százan menjenek el velük síelni úgy, hogy előtte nem is ismerték egymást.

 

Ki a fő célcsoportotok és melyek a főbb rendezvényeitek?

Leginkább utaztatással foglalkozunk, a legnagyobb rendezvényünk a Snowattack Franciaországban, ami január-február elején kerül megrendezésre. Emellett szerettük volna visszahozni ennek a rendezvénynek a testvérét, a Beachattack-et Horvátországba, ami sajnos idén nem tudott megvalósulni. Érdekesség egyébként, hogy 2020-ban a Snowattack volt az egyetlen fesztivál, ami megrendezésre kerülhetett, mert ez még január végén volt, amikor még csak a hírekből hallottunk a vírusról.

A nagyobb fesztiválok mellett szervezünk kisebb hétvégi utazásokat is egyetemistáknak, itt élő Erasmus-osoknak, ezek 2-3 napos kirándulások például a Bledi-tónál, Bécsben, Prágában. A cég portfóliójának másik nagy lába a jegyértékesítés. Mi vagyunk az egyedüliek, ahol az országban Sziget, Sound, Volt és Strand fesztiválra is lehet diákjegyeket vásárolni, a cég másik része pedig gamer (pl. Budapest Comic Con) rendezvényekkel foglalkozik, ezeknek a jegyértékesítése is rajtunk keresztül folyik. Mi nem egy hagyományos utaztató iroda vagyunk, a fő célcsoportunkat a fiatalok képezik, így az értékesítés kizárólag online zajlik, az utasaink 95%-a online intéz mindent. Habár van irodánk, nem igazán jön be ide senki.

 

A rendezvényszervezés sajnos a vírus által egyik leginkább sújtott munkaerőpiaci szegmens. Hogyan működtök most?

A tulajdonos kezdetben nagyon nehezen akarta ezt a helyzetet elfogadni. A cég bevétele egyik napról a másikra nullára csökkent. Nagyon jó csapat állt össze idén, több olyan pozíciót is sikerült betölteni, amire több éven kerestünk embert. Így nagy volt a tulajdonos dilemmája, hiszen meg akarta tartani őket, de nem tudta volna ezt egyedül finanszírozni. Ameddig lehetett, igénybe vettük az állami támogatást. Sajnos kellett embereket elküldenünk, nekik a tulajdonos segített átmeneti bevételi forrást találni. 14 fős csapatunk 4 főre csökkent.

Most a tervezés a legfőbb feladatunk, emellett igyekszünk a fiatalok számára az itthoni programokat is népszerűsíteni. 2021-ben Franciaországban nem fogunk tudni olyan minőségű eseményt szervezni, mint eddig, így végigjártuk itthon a lehetséges helyszíneket. Ennek eredményeképpen elindítottunk egy eplényi sporteseményt, nevezzük úgy, a Snowattack kistestvérét. Bízunk abban, hogy február elejére javulni fog a helyzet. Végeztünk egy közvéleménykutatást is, ettől a korosztálytól egyértelműen az a visszajelzés jött, hogy „csak csináljatok valamit és mi ott leszünk”. Hétvégén pedig már egész szép értékesítési számok jöttek, amin mi is meglepődtünk.

 

Említetted, hogy a MEEX-et egyetemisták alapították. Mennyire fiatalos azóta a szervezet? Mennyire támaszkodtok pályakezdőkre, gyakornokokra?

Optimális időkben teljes mértékben támaszkodunk a fiatal munkaerőre. A student brand managerek a szócsöveink, akik az egyetemen jelen vannak. Feltétel, hogy legyen hallgatói jogviszonyuk és alapvetően olyan habitusú embereket keresünk, akik szabadidejükben is szeretnek részt venni ilyen rendezvényeken. Ők értékesítik ezeket a programokat, amikért cserébe jutalékot vagy kedvezményeket kapnak. A programok lebonyolítása után közülük toborozzuk a munkaerőt is, egy Snowattack esetében ez 30-40 főt is jelenthet. Ilyenkor sokat számít, hogy nem vadidegenekkel kell együttműködni, hanem ismerjük őket, tudjuk, hogy megbízhatók, ott lesznek időben stb. Emellett az irodai csapat is fiatalos. Pályakezdőkkel is dolgozunk, például az utaztatással kapcsolatos területeken, pénzügyi, projektmenedzser pozíciókban is.

 

Kinek való a rendezvényszervezés? Ha valaki ilyen pályán szeretne elhelyezkedni, mire számíthat, és milyen készségek válnak hasznára?

Ebben a szakmában nagyon fontos, hogy az ember ne ijedjen meg az ismeretlentől, a bizonytalanságtól. Olyan nincs, hogy mindenre fel vagy készülve. Amikor összegyűjtjük az előző év tanulságait, akkor is történik valami a következő évben, amiről álmodni se tudnánk. Az évek alatt megtanultam, hogy ne essek kétségbe az ilyen helyzetekben.

Nagyon támaszkodunk a csapatra, legalábbis én azt gondolom, egy jól működő szervezetben a problémákat sosem egyedül kell megoldani. Már a tudat is, hogy hajnal 2-kor nem egyedül vagy ébren egy francia hegyen, nagy támaszt tud nyújtani. Ami jellemző még a szakmára, hogy habár van egy törzsidő, ezt nagyon rugalmasan kezeljük. Előfordul, hogy este 7-8-kor is csörög a telefon, vagy otthon is elő kell venni a laptopot és éjszakába nyúlóan kell dolgozni. De emellett, ha másnap 11-re érsz be, az sem gond. Vannak olyan ismerőseim, akik a 8-17-ig tartó munkaidőt semmiért nem adnák fel, én pedig már úgy nem tudnék dolgozni. Ezenkívül fontos a jó problémamegoldó készség, a higgadtság és a kompromisszumkészség, hiszen az ügyfélnek mindig igaza van. Egy bizonyos mennyiségű munkatapasztalat megszerzése után az önállóság is nélkülözhetetlen, egy ilyen kis cégnél fontos, hogy ne kelljen valakit folyamatosan ellenőrizni, hanem maguktól pörögjenek a feladatok.

 

Mit javasolnál azoknak, akik mostanában szeretnének ebben a szektorban elhelyezkedni? Mivel töltsék azt az időt, amíg esetleg nem találnak munkát? Mik a kilátások?

Én azt gondolom, hogy az átmeneti nehézségek miatt nem szabad a jó szakembereknek örökre elhagyni ezt a pályát. Előbb vagy utóbb ez a helyzet véget fog érni, és akkor egyre több olyan emberre lesz szükség, aki ezzel szeret és akar foglalkozni. A hirtelen jött szabadidőben az önképzést javaslom: idegen nyelvek tanulását, a szakmában való elmélyedést, a turizmussal és rendezvényszervezéssel foglalkozó online platformok olvasását. Amint lesz rá lehetőség, azaz az egészségügyi körülmények lehetővé teszik, biztos, hogy hirtelen nagyon sok szakemberre lesz szükség. Ha csak magunkból indulok ki, a mi esetünkben ez 8-10 embert jelent, pedig kis cég vagyunk.

 

Hogyan tervezitek a jövő évet?

Télen leginkább az egyéni foglalásokkal szeretnénk foglalkozni, attól függetlenül, hogy külföldre nagy rendezvényeket most nem szervezünk. A nyár a helyzettől függően fog alakulni – ha a csoportos utazás nem lesz opció, a közeli desztinációkra hirdetjük az egyéni lehetőségeket. Vannak ötleteink, amikről még sajnos még nem beszélhetek… 🙂 De, ha lesz lehetőség a megvalósításukra, akkor biztosan nem a nulláról fogunk indulni.

 

Érdekelne egy kicsit a Te szakmai életutad is. Hogyan kerültél a rendezvényszervezés világába?

Jogot végeztem, de pályaelhagyó lettem. Akkoriban nagy volt a verseny a jogi szférában, én pedig már az egyetem utolsó két évében student brand managerként dolgoztam a MEEX-nél, és megtapasztaltam, mennyire pörgős és színes ez a munka. A jogot persze nem bántam meg, mert a rendezvényszervezés világában is jól jöttek ezek az ismeretek. Utazási referensként kezdtem, majd szépen lassan projektvezetővé váltam, ezt követően négy évig ügyvezető voltam, majd újra projektvezető lettem. Ügyvezetőként már kevésbé foglalkoztam a rendezvényszervezéssel, így most örülök, hogy ismét lehetőségem nyílik rá.  A munkám során 6-10 fő napi szintű munkájának irányítását végzem a különböző projektek mentén.

 

Említetted, hogy rugalmasan kell kezelni a munkát és vannak sűrűbb időszakok. Hogyan tudod a munka-magánélet egyensúlyt fenntartani?

Szerencsére az események időpontjait egy évre előre tudjuk, így ezekkel lehet előre tervezni. Két ünnep között például már nem az e-maileket bújjuk. Az sem szokott gondot jelenteni, hogy ki mikor menjen el szabadságra vagy nyaralni. Mi a munkát nem munkaként, hanem hobbiként fogjuk fel, mindenki a szívén viseli az általa képviselt területet. Elég jó barátságok alakultak ki az évek során, így sokszor el is mosódik a határ: ha olyan emberekkel ülsz egy irodában, akikkel bármiről – akár magánéletről is – tudsz beszélgetni, nem is tűnik fel, hogy ez a munkahelyed. Ha az ember élvezi azt, amivel halad, tudatosan oda kell figyelni, hogy hétvégén ne nyissa fel a laptopot, vagy, hogy este tegye le a munkát.

 

Ha jól értem, akkor a belső elkötelezettség, a motiváció és a csapat fontos ahhoz, hogy ilyen gördülékenyen tudjanak menni a dolgok.

Igen, abszolút. Nálunk nincsenek belső konfliktusok, furkálódások. A tulajdonos figyelmet fordított arra is, hogy kapjunk egy coach képzést másfél éven keresztül, annak érdekében, hogy a különböző személyiségtípusok közötti ellentéteket és a visszás kommunikációt fel tudjuk oldani. Úgy gondolom, ez nagyon jól sikerült, saját magamon is érzem, hogy másképp kezelem a dolgokat, mint régebben, például, mindig megvizsgálom a helyzeteket a másik fél nézőpontjából is.

Te milyen munkahelyre vágysz? Kisebb csapat vagy nemzetközi környezet? Multinacionális vállalatok kollégáival is interjúztunk. Ismerd meg a másik oldalt ide kattintva!

Interjúalanyunk:

dr. Kollár Judit, projektvezető (MEEX)

 

 

Szerző: Novák Dóra

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük