Közeleg az év vége, s ezzel együtt alig várjuk, hogy végre hátra dőlhessünk és megünnepelhessük idén elért sikereinket és kipihenhessük magunkat a következő évre. Az év vége egyben a következő évi célok megtervezését is jelenti, ezek megvalósításához pedig elengedhetetlen, hogy megfelelő időbeosztással is rendelkezzünk. Éppen ezért cikkünkben összegyűjtöttünk néhány olyan hatékonysággal és időmenedzsmenttel kapcsolatos tippet, melyek segítségével úgy oszthatod be az idődet, hogy valóban arra jusson belőle, ami a legfontosabb számodra. Próbáld ki őket még idén decemberben, hogy januárban már rutinos tervező lehess!
Válassz megfelelő felületet a tervezéshez!
A hatékonysághoz és a napjaid, heteid maximalizálásához elengedhetetlen a tervezés. Ezt teheted digitális felületen (egy Excelben, Trello-ban stb.) vagy papíralapon is. Neked kell tudnod, hogy számodra melyik a legkényelmesebb és legpraktikusabb. Mindkét formátumnak van előnye és hátránya: az online felületek szinte mindig veled vannak és könnyebb visszakövetni is a dolgokat, a papíralapú viszont egyben egy kreatív tevékenység is lehet, illetve a feladata kihúzása vagy kipipálása nagyobb erejű. Első lépésként tehát válaszd ki a számodra megfelelő felületet, a lényeg, hogy valahol vezesd a feladataidat.
Nézz szembe a kérdéssel: mennyire élsz jelenleg kiegyensúlyozott életet?
Gondolj vissza az elmúlt néhány hónapra, és válaszold meg magadnak a következő kérdéseket:
Mennyi időm marad mostanában saját magamra? Elég ez nekem?
Van olyan életterületem, amire szívesen szánnék több időt?
Vannak olyan dolgok, amiket nem teszek meg, de szeretnék velük foglalkozni?
Mi akadályoz meg abban, hogy ezekre időt szánjak?
Ez a feladat azért hasznos, mert mielőtt nekikezdesz egy új időbeosztás kialakításának, fontos ránézned arra, mennyire vagy elégedett a jelenlegi életviteleddel és hol szeretnél változásokat elérni. Akkor leszel igazán elégedett és kiegyensúlyozott, ha az időbeosztásod illeszkedik az értékrendedhez.
Koncentrálj az igazán fontos dolgokra!
Laura Vanderkam író és TED előadó több ezer sikeres (és ezáltal rendkívül elfoglalt) nő szokásait és időgazdálkodását vizsgálta éveken keresztül. Azt kérte tőlük, hogy vezessenek időnaplót és egy héten keresztül szinte percről-percre írják le, hogy mivel foglalkoznak. Az egyik igen elfoglalt hölgynél éppen az időnaplózós héten történt egy váratlan esemény: elromlott a bojlerje és elárasztotta a pincéjét a víz. A szerelők felkeresése, kihívása és az egész folyamat helyreállítása a hetéből 7 órát vett igénybe. Ha megkérdeztük volna tőle a hét elején, hogy lesz-e a hetében 7 órája edzeni vagy mentorálni a beosztottjait, vajon mit mondott volna? Mindez a történet egy nagyon fontos tanulságot mutat meg: az idő igen rugalmas dolog, alkalmazkodik ahhoz, aminek szerintünk bele kell férnie.
Ahhoz, hogy megtudd, mik azok a dolgok, amik a legfontosabbak számodra, az időmenedzsmenttel foglalkozó hölgy az alábbi gyakorlatot javasolja TED előadásában:
Így év végéhez közeledve gondolatban repítsd el magadat a következő éved végére és írd meg a saját évösszegződ: mi az a 3-5 dolog, amit ekkor hallani szeretnél a munkatársaidtól, a főnöködtől, a szeretteidtől? Milyen eredményeket szeretnél látni ekkor?
Kezdd a prioritásokkal!
A péntek délutánunk általában nem arról ismert, hogy elkap minket az az érzés, hogy most aztán megváltjuk a világot. Arra azonban tökéletes, hogy megtervezd a következő heted! Mégpedig úgy, hogy az előző gyakorlatban összeírt célokkal kezded és mindegyikhez rendelsz egy-egy konkrét tevékenységet, lépést. Írd fel magadnak az alábbi három területet: karrier, kapcsolatok, magánélet. Találj mindegyikhez néhány, számodra fontos tevékenységet, amiket írj is be a naptáradba. Ha valóban az értékrendedhez és a céljaidhoz kapcsolódó teendők kerültek be a naptáradba, akkor azt onnan is fogod tudni ellenőrizni, hogy azok megvalósítása után elégedettebb leszel. Mindemellett minden más feladat ezekhez tud időben simulni, és ha valami nem is fér bele a napodba, akkor feltételezhetően nem azok a dolgok esnek le az asztalodról, melyek valóban fontosak és hozzájárulnak a kiegyensúlyozott életviteledhez. Elvégre, ahogy azt a bojlerrel szerencsétlenül járt nő esetéből is látjuk: az időnkről mi hozunk döntést, így megtehetjük, hogy olyan életet élünk, amilyet valóban szeretnénk.
Találd meg azt a 20%-ot, ami a legtöbbet számít!
A Pareto-elv szerint a cselekedeteink 20%-a idézi elő az eredményeink 80%-át. Azaz mindannyiunk életében megtalálható néhány olyan teendő, melynek elvégzése után az eredmények is számottevőbbek, nagyobb súllyal jelennek meg. 20% az a napunkból vagy a hetünkből, mely valóban hasznos és értékteremtő eredményekhez vezet. Most már csak az a kérdés, a te életedben mely tevékenységek teszik ki ezt a 20%-ot? Ennek kiderítéséhez figyeld meg egy héten keresztül, mely feladat adja számodra a legnagyobb elégedettséget és melyek után érzed a legnagyobb előrehaladást. A 20%-od beazonosítása kulcsfontosságú, hogy eredményesnek, sikeresnek éld meg a mindennapokat.
Reméljük, a fenti tippek és gyakorlatok segítenek abban, hogy átgondold az időbeosztásod (és ha kell, új alapokra helyezd azt) és a következő évben egy elégedettebb éned tekintsen vissza rád a tükörből.
Novák Dóra
